第一章 总 则
第一条 为做好公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》和《中国科学院广州分院公文处理实施办法》，结合本所的实际情况，制定本办法。
第二条 中国科学院南海海洋研究所公文是本所在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规以及中国科学院有关保密规定，确保国家、中国科学院和本单位秘密的安全。
第六条 本所各部门、各单位的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位、本部门公文处理工作的领导和检查。
第七条 所办公室是本所公文处理的管理部门，主管所机关并负责指导机关各部门、所属各单位的公文处理工作。
第八条 机关各部门、所属各单位应当指定专人负责公文处理工作。
第二章 公 文 种 类
第九条 本所公文种类主要有：
1.决定
适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关（单位）不适当的决定事项。
2.通知
适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章制度，传达要求下级机关（单位）办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免和聘用人员。
3.通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
4.报告
适用于向上级机关或有关主管部门汇报工作，反映情况，答复上级机关或有关主管部门的询问。
5.请示
适用于向上有机关或有关主管部门请求指示、批准。
6.批复
适用于答复下级机关（单位）的请示事项。
7.意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
8.函
适用于不相隶属机关（单位）之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
9.会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公 文 格 式
第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关（单位）、发文字号、签发人、标题、主送机关（单位）、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关（单位）、印发机关（单位）和印发日期等部分组成。
1.涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
2.紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
3发文机关（单位）标识应当使用发文机关（单位）全称或规范化简称；联合发文，主办机关（单位）排列在前。
4.发文字号应当包括机关（单位）代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关（单位）发文字号。以所或党委名义发文，由所办公室统一编号。所属各部门发文，应由各部门统一编号。
5.上行文（“请示”或“报告”）应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
6.公文标题应当精确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关（单位）。公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
7.主送机关指公文的主要受理机关（单位），应当使用全称或规范化间称、统称。
8.公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
9.公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关（单位）加盖印章；联合下发的公文，发文机关（单位）都应当加盖印章。
10.成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文最后签发机关（单位）负责人的签发日期为准。
11.公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
12.公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
13.抄送机关（单位）指除主送机关（单位）外需要执行或知晓公文的其他机关（单位），应当使用全称或者规范化简称、统称。
14.文字从左到右横写、横排。
第十一条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第十二条 公文用纸一般采用国际标准A4（210mm×297mm ），左侧装订。
第四章 行 文 规 则
第十三条 行文应当确有必要，注重效用。凡属行政事项，以行政名义行文；凡属党务事项，以党组织名义行文。
第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第十五条 向中国科学院党组或中国科学院、广东省委及省政府各部门、广州分院党组或广州分院请示、报告和联系工作，呈报全所性的规划、计划、总结或其他重大问题，传达所或所党委的决定、工作部署、重要通知、通报，下达长远规划、年度计划、重要基建计划、重要外事活动和计划，颁发重要条例和规章制度，向所属单位发布通知，干部的任免，以及同所外有关系的同级机构联系，商谈工作等，均应当以所党委或所名义行文；所机关各部门除办公室外不得对外正式行文，但可以以处室文件形式向所属各单位行文，也可以在职权范围内以函的形式与所外有关同级业务部门商洽工作、询问和答复问题，有关政策性、规范性及其他重大事项，不得以处室文件形式行文。各研究室（除实验站外）一律不直接对外行文。
第十六条 所党委与同级党组织可以联合行文；本所与同级机关、人民团体、事业单位可以联合行文；联合行文应当明确主办单位。
第十七条 属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
第十八条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，所将责令纠正或撤销。
第十九条 要正确行文，上报文件，需要批复的用“请示”，只是报告工作，不需要批复的用“报告”。“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他机关（单位）的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关（单位）。
“报告”不得夹带请示事项。对下级机关的重要行文，应抄送直接上级机关。
第二十条 “请示”应当逐级上报，不得越级。除院领导直接交办的事情外，不得以单位名义向院领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第二十一条 受双重领导的单位向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复、处理请示事项。上级机关向受双重领导的下级单位行文，必要时抄送其另一上级机关。
第五章 发 文 处 理
第二十二条 发文办理指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、
