我所综合档案室成立于1996年12月。该室的成立改变了原来我所档案分散、分口、重复兼管的旧体制，实现了文书档案（含财务、声像）、人事档案、科研档案（含基建、仪器设备、船舶）的集中统一管理，达到了档案人员精干、高效和节省人力、物力、财力的目的。现档案室有专职档案员2人，主要负责各类档案材料和内部资料的收集、整理、鉴定、立卷、统计、保管、编研和提供利用。

　　档案室现已库存档案共8041卷，其中文书档案1491卷，人事档案810卷，财务档案3239卷，声像42册（盘），科研档案2192卷，基建档案137卷，仪器档案101卷，船舶档案29卷。现己建立了科技档案数据库和我所已发表（出版）论文及其专著数据库。资料室现藏有内部资料和各种图片24580种（册）、其中内部资料6473种（册），机密资料1333种（册），海图2278幅、地形图4073幅、地质图258册（幅）、718条行线的10165张航空照片。目前已经引入计算机管理，已经建立了资料库、海图和地形图等数据库，以供检索

　　为促进档案的开发与利用，现已将文书档案和科技档案编制成多种形式的参考资料，如南海所大事记、历史沿革、文件汇编、专题汇编、所史资料汇编、规章制度汇编、成果简介、成果汇编、论文专著汇编等。综合档案室为研究所的决策、行政管理、科研等方面提供了不可替代的服务和保证。

　　　  1998年元月经过中国科学院档案目标管理考核评审组评审，南海海洋研究所综合档案室档案管理达到国家二级标准。

　　综合档案室工作守则

　　第一章 总 则

　　第一条 我所档案材料是广大科研、管理人员在科研、管理活动中形成的，具有保存价值的历史真实记录和见证，是我所的宝贵财富。为完整、准确、系统地保存和科学地管理好我所各类档案材料，充分发挥各类档案材料的作用，更好地为我所科研服务。根据《档案法》精神，《国营企业档案暂时规定》，中国科学院《科研档案工作规范》及《文书档案工作规范》的要求，结合本所档案管理现状，制定本工作细则。

　　第二条 档案工作坚持集中统一管理的原则。全所文书档案（党、政、工、团、人事、保卫科研）等管理性材料、人事档案、科技档案、基建档案、仪器设备档案、船舶档案、会计档案、声像档案，由各部门的专、兼职档案员收集、整理、立卷、归档，统一由综合档案室保存管理。

　　第二章 管理体制及职责

　　第三条 建立健全的档案管理网络。由主管所长领导档案工作。综合档案室隶属信息中心领导，集中统一管理全所各种门类，不同载体的档案。机关、企业各部门由一名领导分管档案工作及设兼职档案员，研究室由一名负责人分管档案工作，并由课题组长本人或指定专人任课题兼职档案员。

　　第四条 我所档案管理机构是综合档案室。

　　第五条 1、对档案收集、整理、保管有贡献和发展企业档案有重大贡献并开发档案信息取得有显著效益的部门或个人给予表彰奖励。

　　2、对档案管理不善，造成经济损失的和私自出卖档案的，有损毁、丢失、伪造、涂改档案的部门或个人，根据情节轻重给予处分，造成重大经济损失的要追究法律责任。

　　第三章 档案管理的基本任务

　　第六条 贯彻执行我国的法律、法规，建立健全档案工作的各项管理制度；

　　第七条 负责管理全所各种档案材料，并按规定向有关档案馆移交；

　　第八条 检查、监督指导各部门做好文件材料的形成、积累、整理、归档和归档后的修改补充工作；

　　第九条 负责做好档案鉴定与销毁工作；

　　第十条 严格执行党和国家的安全保密规定，维护档案的安全保密；

　　第十一条 组织编篡和汇编档案材料，有效开发利用档案信息价值，为提高经济效益和社会效益服务。

　　第四章 各级岗位责任及综合

　　档案室人员职责

　　第十二条 主管领导人的职责

　　1、组织贯彻国家和中国科学院的有关档案工作方针政策和法规，把档案工作列入本单位的发展计划，在经费、库房、设施和人员配备等方面为发展档案工作保证工作条件。

　　2、定期检查和研究解决档案工作中存在的实际问题。切实关心档案工作的改善和档案干部素质的提高。

　　第十三条 各职能部门的职责。

　　1、组织编制本部门或科研档案工作的长远规划和年度计划，制订和健全有关的管理制度，确保档案工作全面纳入科研管理工作之中并监督各部门执行。

　　2、组织监督管理文件的形成、收集、整理、归档任务完成，课题结束后整理交档案部门。

　　3、指导科研档案的鉴定和密级的确定等工作。

　　第十四条 档案部门的职责

　　1、根据国家和中国科学院的有关档案工作方针政策和法规，制定本单位档案工作各项管理制度。

　　2、指导、监督、检查、协助科研人员做好文件材料的形成、积累和整理归档工作，检查验收各部门及研究课题档案是否完整、准确、系统。

　　3、负责全所档案的接收、整理、保管、组织鉴定、统计、利用等业务工作。

　　4、积极组织开发档案信息资源，充分发挥其作用。

　　5、遵守国家关于档案材料的规定，保证科技机密及档案的安全，维护本单位和科技人员的合法权益。

　　第十五条 研究室负责人的职责

　　1、把建立科研档案列为研究室的工作内容，提出要求，定期检查，做到各课题组形成科研文件材料的工作和科研进展同步。

　　2、研究课题结束后，督促各课题组向所档案部门提供完整、系统、准确的科研档案资料。

　　第十六条 课题组长的职责

　　1、主持研究课题科研文件材料的整理和归档工作，提出建档计划，明确课题组成员形成积累有关科研文件材料的任务，在课题结束后组织收齐并系统组卷，做到归档质量符合完整、系统、准确的的要求。

　　2、对照档案归档规范要求，具体提出科研档案的案卷保管期限和密级、填写科研档案归档说明书，并组织填写卷内目录、备考表及档案移交清单。并办理向档案部门移交手续。

　　第十七条 档案的鉴定与销毁，档案工作人员应根据规定划定案卷的保管期限。要定期对档案进行鉴定，凡是超过保管期限的，鉴定确无继续保存价值的档案应造清册，报有关领导审批后指定专人监督销毁。

　　档案管理工作细则

　　文书档案立卷归档工作细则

　　文书材料的立卷归档是文书处理工作的最后环节。根据院《中国科学院相关立卷归当细则》的有关规定，为健全我所机关立卷归档工作，确保档案的完整、系统，便于查考利用，特订如下工作细则。

　　一、 书立卷归档的要求及归档时间

　　1、做好文件材料立卷归档工作是各部门的职责之一，各部门负责人指定专人管理本部门文书及其立卷归档工作。归档工作的好坏作为对部门及个人年底考核的基本内容之一。凡没有完成年度归档任务或归档不符合要求的部门及个人，年终不得评为先进，年终总结前由综合档案室将没有归档或归档不符合要求的部门及个人名单，通报人教处及综合办公室，由人教处负责把关。

　　2、各部门负责文书立卷的工作人员，应于每年第二季度将本部门在上一年度工作中形成的文件材料收集齐全，按照归档的原则和要求进行立卷，并向综合档案室移交，任何部门及个人不得以任何理由延迟或不交。如需经常查用，可在归档后办理借阅手续。

　　3、各部门在开展立卷工作时，综合档案室应进行检查，对不符合要求的案卷，档案室提出改进意见，合格后方能接收。

　　二、归档的范围

　　凡是所领导和所机关各部门在一个工作年度中办理完毕，具有保存价值的文件材料，都需进行立卷归档。主要有两大类：

　　1．收到的各类公文、电报、电话记录及本机关工作活动中形成的重要文件等。

　　2．未经发文渠道形成的机关内部各类文件材料、出版物、照片、录音带、录像带、影片、电脑软件等(如会议记录、会议文件、调研报告、工作计划和总结、统计报表、合同协议书、移交清册等，以及机关工作人员外出开会带回的与本单位主管业务有关材料。)

　　三、文件组卷年度的确定

　　1、 不同年代的文件一般不得放在一起组卷。

　　2、 确定文件所属年度，要求严格掌握：（1）年底起草，第二年初发出的文件

　　以落款日期为准。（2）跨年度的请示与批复，来文与复文不得分开年度立卷。本所的请示在第二年立卷前收到批复的可放入请示年度立卷，否则一并放入批复年度立卷。（3）跨年度的会议文件放在会议开幕年度立卷。（4）跨年度的纪检、监察等材料放在结案年度。（5）计划总结、预算结算、统计报表等放入针对的年度。（6）跨年度的长远规划、计划放入执行的年度。

　　四、文件的组卷

　　归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，一个会议的文件可合订为一件。

　　1、在归档的文件中，应当将同一问题、同一会议、同一事情的文件以及每份文件的正件与附件，印件与原件放在一起组卷、不得分开。

　　2、会议形成的文件，召开会议的请示、批复、会议通知、领导人讲话、报告总结、纪要、典型材料等均作为会议文件组卷。

　　3、会议正式通过印发的文件，按会议的决议（决定）单独组卷。

　　4、上级机关要求承办的文件，应与承办结果的文件放在一起组卷。

　　5、几个部门联合的发文，归入主办部门组卷。

　　6、所有归卷文件均应按不同的保管期（永久、长期、短期）分别组卷。

　　五、文件的排列及文件的整理

　　文件排列时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；调查与结论，结论在前调查（包括证明材料）在后。案件文件，结论、决定性文件在前，依据材料在后。

　　文件整理：

　　1、对残破、起皱、纸张过大过小、字迹不清的文件，都要进行修整。

　　2、卷内文件放置整齐，不得反放倒放。拆除文件中的所有金属物，避免受潮

　　腐蚀文件。

　　3、依次编写页码。在有文字的正面右上角、背面的左上角用铅笔编写，无字无图空页不编页。

　　六、档案的管理和开发利用

　　1、 档案工作人员对收集的档案资料，按有关规定及时进行分类、组卷、著录、编制检索目录，计算机录入、上架、保管和提供利用。

　　综合档案室要按档案保管、利用、保密有关规定，管好档案资料，并积极主动地开发档案信息资

　　源，建立科学有效的检索工具，为查阅利用创造条件。

　　2、凡本所人员查阅利用文书档案资料（公开和内部的档案资料），须经所办负责人或信息中心负责人批准，由档案员负责查找及办借阅。

　　外单位需要到本所借阅档案者，需持有合法身份件和县团级单位的证明，经所办负责人或信息中心负责人批准后方可办理借阅，但不得借出。非经许可，不能任意抄录档案内容。如需复印有关档案材料，应经有关部门批准。

　　七 保管期限的划分

　　1、依照国家档案局《文书档案保管期限表》和《中国科学院单位文书材料归档范围及保管期限》及档案保管期限判断文件价值，正确地划分保管期限。

　　2、档案保管期限规定为永久、长期（16—50年）、短期（15年）。

　　人事档案室工作细则

　　人事档案保管保密制度

　　一、人事档案是党的机密，档案室属机要保密范围，未经许可非本处工作人员不得入内。

　　二、人事档案专柜存放，专人负责管理，严格执行国家《保密手册》和我院《保密规定》。人事档案人员不能随意向外提供人事档案内容。

　　三、移交转递档案材料，必须按照规定机密程序办理，严格登记，严格包封，机要邮寄。

　　四、保持档案室整洁，室内禁止吸烟和带易燃晶，经常检查防火、防盗、防潮、防虫、防腐等安全设施。

　　五、档案人员必须按照中组部《干部档案工作条例》规定，认真细致、准确及时地做好管理工作。

　　送交档案材料归档工作制度

　　一、人事档案部门与材料形成部门建立健全必要的工作联系制度和移交手续。

　　二、凡组织、人事部门形成的归档材料，要在材料形成后20天以内送交人事档案管理部门。

　　三、非组织、人事部门形成的材料，要在材料形成的一个月以内送人事档案部门归档。

　　四、人事档案管理部门要负责督促、检查、抓好落实，任何组织和个人不得以任何理由积压、滞留归档材料。

　　人事档案转递制度

　　一、所干部被任命为本单位领导成员后，应在人事部门接到任职通知的15日内，将其档案清整，并复印二式二份，正本上交院人事局、副本一份交分院保管，一分留所保管。

　　二、院管干部归档新材料形成后，应在15日内将其上交院人事局归人本人档

　　案。

　　三、人员调动后，应按要求时限将其档案清整装订，转出的档案应完整齐全，

　　袋内不留散装材料，符合新的整理要求。

　　四、人事档案应通过机要邮寄或专人送取，不准邮寄或本人自带，不得转往非组织人事部门和民办人才交流中心。

　　五、建立健全转出、接收人事档案的登记制度。

　　人事档案查(借)阅制度

　　一、查阅借用档案者必须是中共党员，经人事处领导批准并履行登记手续。

　　二、查阅借用档案必须严守保密规定，严禁在档案材料上涂改、圈划、撤换。

　　未经同意不得摘抄，如需借出或进行复制，经人事处领导批准后办理。

　　三、本单位借用档案、限当日归还，再用再借。

　　四、外单位查阅档案必须持组织部门的介绍信及说明用途理由，借用档案当

　　日不能归还，经人事处领导同意，一律办理转递手续。

　　五、查阅档案者须本室人员的陪同下，在指定的地方查阅，不得随意离开。

　　六、人事档案管理人员应对利用完的档案，进行认真核对、无误后归箱。 人事档案检查核对制度

　　一、建立档案底册，以便存储和查找。

　　二、定期检查核对人事档案数量是否与保管范围一致，人事档案底册和所保存档案有无出入。

　　三、定期检查人事档案收集工作是否及时、全面及补充人事档案材料工作的情况。

　　四、及时做好人事档案的转出和接收的登记手续。

　　五、经常检查防火、防盗、防虫、防潮等工作，消除各种存在隐患。

　　人事档案鉴别归档制度

　　一、人事档案管理人员要认真学习、研究，根据中央有关文件和档案材料归档范围及要求对档案材料进行鉴别。 二、准备归入人事档案的材料要剔除重份、重复无用及保留价值不大的材料，

　　确保人事档案内容的真实、完整、精炼、实用，手续完备。

　　三、归档材料不得使用圆珠笔、铅笔及纯蓝色墨水和复写纸书写。

　　四、对归档材料及新收进大学生、研究生的档案，应按照《细则》的要求建立人事档案。

　　人事档案的收集制度

　　一、干部人事档案材料形成部门要与人事档案管理部门健立健全必要的工作联系制度和移交手续，定时、及时向档案部门移交人事材料。

　　二、人事档案管理部门要经常性收集干部任免、调动、考核、培训、奖惩、入党入团等材料、充实档案内容。

　　三、收集到的材料要进行复查，保证档案材料的齐全、真实、准确。 四、收集人事档案材料必须履行登记手续。

　　五、认真执行中组部(96)14号文关于《收集归档规定》的精神，使收集归

　　档工作进一步规范化。

　　人事档案管理人员岗位责任制

　　一、认真贯彻执行<干部档案工作条例》及上级和本单位制定的规章制度，制定本单位的实施办法和细则，并检查落实情况。

　　二、与有关部门建立密切的业务联系，及时采集、核实、鉴别人事档案材料。

　　三、做好人事档案的整理、保管工作，确保档案材料无丢失、无损毁、无污

　　染、无霉烂、无虫蛀。

　　四、办理人事档案的查阅、借用和转递手续，主动开展人事档案利用工作，提供优质服务。

　　五、通过档案熟悉干部，登记干部职务变化情况。

　　六、注意调研，总结经验，加强人事工作专业知识与档案工作基础知识的学

　　习，不断提高工作水平。 ．

　　七、运用先进手段，积极探索、逐步实现人事档案管理的科学化、现代化。

　　八、加强安全保密工作，确保人事档案材料的完整与安全。

　　九、对下属单位的人事档案工作人员和同级各部门进行业务指导。

　　十、配合本人事部门的各项工作，完成领导交办的任务。

　　科研档案管理办法

　　科研档案是我所档案组成的重要部分，是我所发展的一种重要信息资源，为了加强我所科研档案工作的建设和管理，根据国家《档案法》及中科院《科研档案工作规范》，结合我所实际制定本办法。

　　一、科研档案工作的基本要求

　　1、凡科研课题结题后其研究中形成的有保存价值的文件、图纸、光盘、声像等资料都应按规定收集齐全、整理向档案室归档，实行集中统一管理，任何人不得据为己有或拒绝归档。

　　2、科研档案工作是科研管理的重要环节，科研处和档案室应把科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合、实行科研工作和建档工作“四同步”管理：下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成同步；验收、鉴定科研成果与验收科研档案材料同步；上报登记和申报成果奖励以及科技人员提职考核与档案部门出具课题归档情况证明材料同步。

　　二、科研档案的形成积累和归档办法

　　1、 科研课题从立题开始，课题负责人可到档案室领取档案积累袋及科研用纸，档案室提出归档要求，课题组长本人或指定专人担任兼职档案员负责平时各个阶段的资料收集、积累。

　　2、 课题结题或因故中止5个月内，课题组长必须组织课题组成员对文件材料进行整理、组卷，归档材料必须完整、准确、系统，签字手续完备。

　　3、课题组长对每个案卷的密级和保管期限提出具体意见（秘密级以上的案卷提出划密意见，由所保密委员会主任确定，报国家科委审批），填写归档说明书，连同档案材料交档案室预验收后交室、站主任、主管档案的所领导审查、签字后归档。

　　4、课题结束鉴定验收后，在成果登记、申报奖励前必须把文件材料移交到档案室，否则不予成果登记和申报奖励。

　　三、归档范围

　　各类课题结题需要归档的主要文件材料按科研过程五个阶段分别组织归档。

　　1．立项与预研阶段

　　（1）项目任务书、批准书、协议书、委托书、合同书等；

　　（2）方案论证报告、调研考察综述报告、专家建议等。

　　2．研究实验阶段

　　（1）科研计划调整、课题计划执行情况、年度、阶段研究总结、试验任务书、实验大纲等；

　　（2）设计图纸、工艺文件、技术规范、综合分析材料、程序设计、数据处理、框图、计算机软件、计算结果、样品、标本实物目录等；

　　（3）实验、分析、测试原始记录、数据、图表、照片、录像、程序及使用说明等。

　　3．总结、鉴定验收阶段

　　（1） 课题工作总结、科研投资和经费预决算、鉴定意见、鉴定证书等；

　　（2） 研究报告、论文、专著、工艺技术报告、关键技术报告等。

　　4．成果申报和奖励阶段

　　（1）成果登记、获奖情况以及专利证书等材料；

　　（2）获奖证书、奖章、奖状等。

　　5．推广应用阶段

　　（1）成果应用单位鉴定意见以及成果取得经济和社会效益的证明等材料；

　　（2）成果被引用情况、媒体宣传报道、信息反馈等材料；

　　（3）国内外重要学习交流材料。

　　归档材料要求交原件。

　　几个单位协作完成的课题，由主持单位归档保存整套档案；协作单位保存自己所承担任务中所形成的文件材料（原件），并将复制文件送交主持单位。

　　四、科研档案的管理和利用

　　1、科研档案管理工作各个环节的规范化、标准化，首先收集资料这个前提是个重要环节又是难点，它面广、烦琐复杂，各课题组要支持配合这个环节工作，提高档案意识和归档的自觉性。

　　2、各课题结题后5个月以内必须自觉移交完整的文件材料归档（有特殊原因推迟应有书面报告，经计划处负责人核实），不得拖欠各阶段的材料，影响档案室当年度的档案材料整理、分类、立卷、统计上报。

　　3、归档工作以所基地科研人员绩效考核挂钩。归档工作的完成作为个人年终考核的基本内容之一，归档工作没完成，在所年终考核时不能评优，年终总结评比前，由档案室通报人事部门，由人教处负责把关。另没完成归档工作的课题负责人对下一年科研项目申请不予优先推荐申报、评审。

　　4、所里每年度对获奖成果、发表SCI论文、先进个人等奖励都要同归档工作挂钩，当年有课题结题按规定没有完成归档工作的，暂不能拿奖金，直至归档完成才兑现。

　　5、对调出和离岗、退休人员，在办理调离手续前必须完成归档工作及清还借出档案，没有档案部门签字，人事部门不得办理调离手续。

　　6、我所科研档案密级划分为：公开、内部、秘密、机密、绝密五种。保管期限为永久、长期、短期三种。

　　7、已归档的文件材料，档案室按全所学科分类进行整理、分类、组卷、编制档号及检索目录、计算机著录、上柜、保管、提供利用。

　　8、本所科技人员可以借阅公开档案，需借阅内部档案，需经计划处负责人批准，秘密级以上需所保密委员会主任批准。借阅时间一般不超过一个月，对借出档案，严禁涂改、损毁甚至丢失，违纪者应追究责任。

　　9、外单位人员查阅档案需持介绍信，经计划处领导批准后方可阅览，但不得借出。如需抄录、复印档案内容，需经计划处负责人批准，并按规定交纳一定的费用。

　　10、做好档案的鉴定工作，对已满保管期限无继续保存价值的案卷，经课题负责人、室主任、档案鉴定小组鉴定后予以剔除销毁，同时编制销毁清册。

　　会计档案工作管理办法

　　为了加强我所会计档案的科学管理，更好地为科研事业服务，根据财政部、国家档案局关于《会计档案管理办法》的有关规定，制定本办法。

　　会计档案是指导我所在经济活动中产生的会计凭证、会计帐簿、会计报表和银行存款余额调节表、银行对帐单等会计核算专业材料，是反映我所经济业务活动能力真实历史记录和凭证。建立、健全会计档案，对贯彻执行国家财经制度促进增产节约，保护国家财产有重要作用。

　　一、归档办法

　　1、每年形成的会计档案，由资产财务处及其他独立核算部门按照《会计档案归档范围及保管期限表》，见附件的要求负责整理和装订。会计档案在会计年度终结后，一般可暂由会计部门保管一年，期满之后，由会计部门编制目录、清册，经双方领导和经办人签字后，移交综合档案室保管。

　　2、综合档案室按归档范围进行验收，要求归档材料完整、准确、系统、装订规范。

　　二、会计档案的保管、利用和销毁

　　1、综合档案室接收保管的会计档案应保持原卷册的封装，如须要重新整理，应按档案更改手续，由双方经办人共同进行。

　　2、综合档案室应对会计档案进行科学管理，做到存放有序，查找方便。严格执行安全和保密制度，严防损毁、散失和泄密。

　　3、本所其他部门利用会计档案应征得资产财务处的同意。外单位利用会计档案应开有正式介绍信，写明查阅的内容，并经资产财务处负责人批准。

　　4、其他独立核算部门应建立会计档案管理制度。合并或撤消时，应向合并单位移交或向综合档案室移交，并办理交接手续。

　　5、会计档案保管期满需要销毁时，由综合档案室提出销毁意见，会同立卷部门共同鉴定，严格审查，编造销毁清册，经主管领导批准后方可销毁。对于未了结的债权债务原始凭证，应抽出另外组卷，交综合档案室保管，直到结清债权债务为止。销毁前应认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章。

　　附件：会计档案归档范围及保管期限表

　　顺序号 档案名称 保管期限

　　1 科学事业费预决算批复 永久

　　2 基本建设会计报表 永久

　　3 工会经费收支预算表 永久

　　4 固定资产帐 永久

　　5 职工工资表 永久

　　6 现金日记帐 二十五年

　　7 银行存款帐 二十五年

　　8 总分类帐 十五年

　　9 拨入事业费、专用基金、合同预

　　收款 课题结算、拨入专项资金 十五年

　　10 固定资金、借入资金、事业费收入

　　科技产品、收益、联营投资 十五年

　　11 库存材料 十五年

　　12 应付及暂付款 十五年 13 应收及暂付款 十五年

　　14 工会明细帐 十五年

　　15 基建总分类帐 十五年

　　16 基建自筹明细帐 十五年

　　17 基建预算明细帐 十五年

　　18 会计原始凭证 十五年

　　19 会计移交清册 十五年

　　20 会计档案保管清册 永久

　　21 会计档案销毁清册 永久

　　22 银行对帐单 五年

　　企 业 档 案 管 理 暂 行 办 法

　　一 总 则

　　1、为了建立、健全南海海洋研究所企业的档案管理，有效地保护和利用档案信息资源，根据《国营企业档案暂时规定》制定本办法。

　　2、企业档案是指企业在生产经营，技术开发和党政管理活动中直接形成的各种文字、图片、声像、电子信息载体图纸等材料。

　　3、档案工作是企业管理基础工作的重要组成部分，是保障和维护企业合法利益，经济利益保证，是反映企业历史真面貌的一项工作。

　　4、本办法所述企业是指南海海洋研究所投资设立，并依法注册的各类公司及相对独立生产经营性实体。

　　企业在处理一切档案业务必需遵循《中华人民共和国档案法》的原则，在业务接受南海海洋研究所综合档案室的监督、指导。

　　二 管理体制与职责

　　1、各企业部门必需确定一个部门负责档案的管理，并设立兼职档案工作人员，负责接受与管理企业的各类档案和对本企业下属机构档案业务的监督指导。

　　2、档案工作要纳入企业各项管理程序，列入各部门职责和有关人员岗位责任之中。

　　3、企业人员参加新产品试制，新技术开发，成果鉴定，负责检查归档材料是否完整，并签署验收意见。凡是未通过档案验收，企业不应签订有关合同或验收。

　　4、对企业档案收集、整理、保管有贡献和发展企业档案有重大贡献并开民档案信息取得有显著效益的企业给予表彰奖励。

　　5、对档案管理不善、造成经济损失的和私自出卖档案的，有损毁、丢失、伪造、涂改档案的企业，根据情节轻重给予处分，造成重大经济损失的要追究法律责任。

　　三归档要求与归档范围

　　1、 业副总经理以上人员在企业管理和参加各项活动中形成的材料；企业各部

　　门形成的材料，由具体承办人或部门领导人指定有关人员负责积累、整理、并按规定向综合档案管理室移交归档，办理移交手续。

　　2、归档文件要完整准确反映企业在各项活动中形成的文件材料，定稿后负责人签发的原件。

　　3、归档时间：对科研技术开发项目和其他各项管理等活动中形成的文件材

　　料，在项目结束后，由项目负责人审定，签署意见后在第二年第二季度（4—6月）归档。

　　4、归档范围内的文件材料要完整、准确、系统，项目著录要完整，有负责人

　　签署意见；一事一卷，文件材料形成规律排序，便于查阅利用。

　　5、归档范围：

　　（1）企业及下属部门组建撤并，涉及资产变动、上级的批复、规定等方面的材料。

　　（2）企业及下属部门人员聘任、解聘、考核、奖罚等方面材料。

　　（3）新技术开发研究、新产品开发、技术引用、新技术改造过程中形成的文件，及成果专利与获奖等材料。

　　（4）生产经营计划及有关部门执行情况材料，质量管理文件、合同、协议得材料；市场信息、商务往来中涉及经济纠纷的文件、电文等。

　　六 基建档案管理办法

　　为了加强我所基建档案的管理，根据国家《档案法》及《中国科学院基本建设项目管理办法》，结合我所实际制定本办法。

　　一、基建档案工作的基本要求

　　1、基建档案是我所档案的组成部分，是我所项目建设各阶段的历史记录和项目竣工后运行、维修、管理、改扩建等工作的重要依据，任何部门和个人不得拒绝归档或据为己有。

　　2、基本建设项目的建档工作要与基本建设项目进程同步，做到：批准项目立项与提出建档要求同步；工程建设项目管理过程与竣工文件材料的积累、整编、审定工作同步；项目竣工验收与档案验收同步（竣工验收,基建部门应通知管基建档案的人员参加有关材料的预验收）。

　　二、整理规范与归档要求

　　1、基建项目自批准之日起，主管工程的负责人应指定专人按归档范围收集、积累各个阶段的文件材料，进行予立卷。

　　凡需归档的基本建设档案应达到如下要求：

　　（1）文件材料必须齐全完整，反映项目建设全过程。

　　（2）文件材料必须履行规定的签字手续，文件图纸等必须与实物、实况相一致。

　　文件材料应为原始件，保持历史真迹，不得擅自修改、伪造。

　　（3）文件材料必须纸质优良、字迹工整、线条清晰，利于长远保存。

　　3、案卷应符合《中科院基本建设项目文件材料整理组卷操作规则》

　　4、项目通过竣工验收后，基建部门应将全部竣工验收文件及时归入该项目档案，在验收通过后5个月内将文件材料移交到档案室归档。档案室对归档材料进行编制档号及检索目录、著录、上柜、按规定进行管理、提供利用。

　　三、归档范围

　　1、基本建设项目从立项、实施到竣工交付使用的全过程中形成的具有保存价值的纸质、声像、电子文件都应该归档。归档范围及保管期限执行《中国科学院基本建设项目文件材料归档范围及保管期限表》。

　　2、基建档案保管期限分为永久、长期、短期，其中长期保管的档案其保管期限不得短于工程寿命。

　　四、基建档案的利用

　　1、所内基建管理人员查用基建档案，须办理借阅手续，其他人员需要借阅须经基建部门负责人批准。借阅时间一般不超过一个月。外单位人员查阅需持介绍信，经主管领导批准方可查阅。

　　2、 基建档案的鉴定、销毁等按所相应的档案管理制度执行。

　　七 仪器设备档案管理办法

　　为了加强我所仪器设备档案的管理，根据国家《档案法》及中科院的规定，结合本所实际制定本办法。

　　一、仪器设备档案工作的基本要求

　　1、仪器设备档案是我所档案的组成部分，是反映我所科研实力、.测试能力，技术手段等综合配套水准的有力证据，各使用部门和仪器管理部门必须把其档案材料的归档纳入工作日程，重视这一工作的管理。

　　2、凡仪器设备使用过程中形成的，属于归档范围的文件材料都应收集齐全 ，整理归档，任何人不得据为己有或拒绝归档。

　　二、文件材料的收集、整理、归档

　　1、仪器设备管理部门根据岗位立档的原则，负责收集仪器设备的全部文件材料，并分阶段进行整理，每年年底将当年进所20万元以上的仪器设备文件材料移交档案室归档。

　　2、凡20万元以上大型仪器设备到所进行开箱验收，管理部门应通知管仪器档案的人员参加对有关材料的预验收。

　　3、文件材料按项目独立组卷，案卷厚度超过4公分时，可整理为多卷，每份文件应填写卷内标题，卷内文件材料按顺序编写页码，每卷文件材料应完整、准确、系统。

　　4、凡装订成卷的档案，编制案卷、卷内目录、移交目录一式两份，经档案室验收合格后，经立卷人和负责人签字后移交归档。

　　三、文件材料归档范围

　　1、订货申请单及批件；

　　2、订货卡、订购说明、合同、协议等；

　　3、装箱单、说明书、合格证、保证书、开箱验收记录等原始资料；

　　4、安装、调试、验收报告或性能鉴定书等；

　　5、使用操作规程；

　　6、维修、检修、校正变动记录；

　　7、仪器损坏事故记录；

　　8、处理仪器报废报告及批件。

　　四、仪器档案的管理和利用

　　1、凡是20万以上的仪器设备档案由档案室统一保管和提供利用；20万以下的由仪器设备管理部门保管备查。

　　2、有关人员借用档案，应办理借用登记手续，用毕后及时归还，借用时间一般不超过一个月，对损毁、丢失档案者应追究责任。

　　3、 设备档案的鉴定、销毁等按所相应的档案管理制度执行。